Hiện tại, nhiều doanh nghiệp đang trong quá trình chuẩn bị chuyển đổi hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình của Bộ Tài chính. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần áp dụng mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, đăng ký đầy đủ thủ tục theo đúng quy định. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là một trong những loại chứng từ không xa lạ đối với kế toán của doanh nghiệp áp dụng HĐĐT. Bên cạnh đó, nếu kế toán quan tâm đến việc khi nào cần lập biên bản điều chỉnh và yêu cầu về nội dung trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử ra sao để đảm bảo tính hợp pháp thì đừng nên bỏ qua bài viết này.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là một loại chứng từ mà kế toán cần lập khi phát hiện hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bị xảy ra sai sót.
Theo Khoản 3, Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định các trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện ra sai sót thì người bán và người mua cần xử lý như sau:
– Lập biên bản điều chỉnh hoặc lập thỏa thuận bằng văn bản có ghi rõ sai sót.
– Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và phải ghi rõ sau sót mắc phải như: Điều chỉnh tăng/giảm số lựa hàng hóa, giá bán, thuế GTGT; tiền thuế GTGT; ký hiệu hóa đơn; địa chỉ hóa đơn,…
– Sau khi đã lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh, cả 2 bên mua và bán cần phải thực hiện kê khai điều chỉnh theo đúng pháp luật.
Như vậy, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, biên bản điều chỉnh hóa đơn bán hàng và cả biên bản điều chỉnh hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được áp dụng khi hóa đơn đã kê khai xảy ra sai sót. Cụ thể hơn, nó sẽ áp dụng với trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa hay cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.
Còn đối với các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót nhưng chưa kê khai thì kế toán sẽ tiến hành lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra kế toán cần lưu ý: Người bán và người mua cần kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, các hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Để đảm bảo tính hợp pháp thì biên bản điều chỉnh hóa đơn khi lập phải sử dụng mẫu biên bản mới nhất và cần phải tuân theo các yêu cầu về nội dung sau:
– Ngày trên biên bản và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải trùng khớp với nhau.
– Nội dung phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày/tháng/năm… ký hiệu…; xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày/tháng/năm… ký hiệu …; nội dung điều chỉnh.
– Phải có ký điện tử của bên bán và bên mua, phải được lưu trữ ở dạng dữ liệu điện tử. Đối với trường hợp bên mua không có chữ ký điện tử thì bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận bằng giấy, có ghi rõ sai sót và chữ ký của 2 bên.
CÁCH LẬP BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ NHANH NHẤT
QUY ĐỊNH XỬ PHẠT LÀM SAI, NỘP CHẬM BÁO CÁO SỬ DỤNG HÓA ĐƠN
Khi hóa đơn điện tử đã kê khai phát hiện sai sót, bên cạnh việc lập biên bản điều chỉnh thì doanh nghiệp còn phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
Tuy nhiên, theo quy định của Thông tư 26/2015/TT-BTC, các trường hợp hóa đơn đã lập xảy ra sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Để việc lập xuất hóa đơn được dễ dàng, nhanh chóng, doanh nghiệp bạn nên lựa chọn sử dụng những phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng, uy tín.
